Da igual que estemos en verano, en otoño o en invierno, la planificación de nuestro tiempo y la organización de nuestras tareas es una constante en nuestra vida como mujeres empresarias, y más aún, si somos madres empresarias.

Todos los negocios tienen muchas áreas que abarcar, y todas a su vez tienen muchas tareas y sub-tareas que desarrollar. Siempre está bien tener una forma de asegurarse de que no te vas a saltar ningún paso del proceso, más aún cuando no eres tú la que realiza esas tareas, para
poder llevar un control de las mismas.

CALENDARIZAR, planificar Y cómo ORGANIZARTE CON ASANA si eres emprendedora

Todas sabemos que cuando al principio del año o del trimestre (depende de cómo se organice cada una) te pones a pensar y a bajar a tierra tus objetivos, puede llegar a ser una auténtica locura. Dejarlos así, simplemente esbozados, sin una planificación y una calendarización REALISTA de cada una de las tareas, por mucha metodología SMART que apliques, es un caos.

Y sí, fíjate que he puesto REALISTA en mayúsculas, que ese suele ser un punto en el que muchas fallamos (me incluyo en el saco) por la falsa creencia de la SUPER WOMAN… Pero eso es otro melón que no vamos a abrir ahora mismo.

Por eso, hoy quiero compartirte una herramienta online fundamental que te va a ayudar muchísimo en toda la organización y planificación de tu empresa. Y también, por qué no, en tu vida personal.

Doy por hecho que usas una agenda, ya sea en papel o digital, tipo Google Calendar, para apuntar tus reuniones, citas, imprevistos y todo aquello que va surgiendo que no debes olvidar. Pero aparte de lo que apuntes en tu agenda, hay PROCESOS de tu empresa, ya sean rutinarios o puntuales, que hay que desgranar y que son tan extensos que vas a tener que desarrollarlos lo largo de los días o semanas.

Para esas tareas y proyectos mi recomendación es la herramienta Asana.

Con ella conseguirás una hoja de ruta, un mapa exacto de lo que hay que hacer, de cuándo hay que hacerlo y de quién debe hacerlo.

Asana es una herramienta de gestión de tareas digital y gratuita (aunque tiene una parte premium de pago, claro) que es una pasada. 

Asana es una herramienta de gestión de tareas digital y gratuita (aunque tiene una parte premium de pago, claro) que es una pasada. 

Para empezar, es suficiente con la parte gratuita, y si después te gusta, y necesitas las funcionalidades de pago, siempre las tienes ahí disponibles.

En ella vas poniendo tus proyectos y dentro de cada proyecto, las diversas tareas y subtareas que necesites.

En cada una de las tareas o subtareas puedes: escribir una descripción del trabajo a realizar; adjuntar archivos, imágenes, enlaces externos a otras herramientas; asignar un responsable de la tarea (si trabajas en equipo); asignar una fecha de entrega; categorizar con etiquetas, crear tareas de seguimiento; así como compartir el proyecto o tarea con quien necesites en cada momento.

A la hora de ponerte a crear tu propio sistema de planificación, tú misma puedes diseñar cómo es más práctico para ti o para tu equipo: por proyectos, por clientes, por meses, por trimestres, etc.

Esto dependerá siempre de tu tipo de negocio, de las personas que van a trabajar con la herramienta y de las necesidades de cada momento, por eso es una pasada el poder crear desde un lienzo en blanco lo que tú necesites.

También tienes la opción de ver tus proyectos en modo listado, en modo tablero o en modo calendario, en función de tus necesidades y tus preferencias.

Si trabajas con herramientas como Slack, Zoom, Outlook o Canva puedes automatizar ciertas tareas gracias a las integraciones propias que trae Asana. Incluso puedes usar otras herramientas tipo Zapier, para diseñar tus propias automatizaciones. ¡Es una pasada!

Para mí, como asistente virtual, me permite diseñar la organización de las tareas tal y como me lo pide cada una de mis clientas, teniendo en cuenta las necesidades y gustos de cada una.

Nos permite estar bien organizadas para poder trabajar en remoto, y saber por dónde vamos de cada proyecto, qué está hecho y qué falta aún por hacer y qué tarea o subtarea debe realizar cada miembro del equipo.

Si no conoces la herramienta o has oído hablar de ella, pero nunca te has decidido a dar el salto, está claro que hoy es el momento justo para echarle un vistacillo, si no, ¿qué haces aquí leyendo?

Para mí, fue una auténtica revolución cuando la descubrí, y desde entonces la uso a diario, porque así sé que no se me va a escapar nada y está todo organizado de forma muy visual.

¿Estás lista para probar esta herramienta digital?

Espero que cuando la uses, te resulte tan práctica como a mí y que le saques todo el partido posible para conseguir la mejor organización de tus tareas posible.

Si te surgen dudas, o no sabes por donde empezar, no dudes en ponerte en contacto conmigo (aquí te dejo mis datos) y te echo una mano.

¿Te animarás a probarla?

Artículo escrito por Por Ana Torres, asistente virtual y mujer sobresaliente
Fotografías de Arancha Morera en nuestro encuentro de enero de 2022